Self area Autori

SELF AREA

Una nuovissima area dedicata ad autori e illustratori che vogliono far conoscere i loro lavori al pubblico

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Disciplinare per la partecipazione

alla manifestazione Sassari Cosplay & Comics 2019

SELF AREA

 

edizione 2019

 

1.TITOLO E OGGETTO DELLA MANIFESTAZIONE

Il Consiglio Direttivo dell’ Associazione Culturale Sassari Cosplay (da qui in poi ACSC), ha deliberato lo svolgimento della manifestazione “Sassari Cosplay and Comics 2019“, la quale avrà luogo presso i locali del Promocamera – Azienda Speciale della Camera di Commercio I.A.A. di Sassari siti in via Predda Niedda 18, Sassari, 07100 (SS) – con ingresso visitatori da via Predda Niedda 1 nelle seguenti da te ed orari:

  • Venerdì 30 agosto, con apertura al pubblico dalle ore 15:00 alle ore 22:00
  • Sabato 31 agosto, con apertura al pubblico dalle ore 10:00 alle ore 22:00
  • Domenica 1 settembre, con apertura al pubblico dalle ore 10:00 alle ore 20:00
  •  

2. AMMISSIONE – CARATTERISTICHE SPAZIO ESPOSITIVO

L’ammissione alla manifestazione e la conseguente assegnazione dello spazio avverranno compatibilmente con la disponibilità degli spazi espositivi. Lo spazio sarà disponibile in moduli predefiniti dall’organizzazione.

Gli importi son da intendersi per la durata dell’intera manifestazione e comprendono:

  • Spazio espositivo;
  • Illuminazione generale dell’area espositiva;
  • n°1 punto luce/fornitura di energia elettrica;
  • Sorveglianza notturna area espositiva;
  • Sorveglianza diurna area espositiva;
  • Promozione generale della manifestazione e dell’espositore;
  • Parcheggio interno presso il luogo della manifestazione.

2.a caratteristiche strutturali spazi espositivi

Gli spazi espositivi saranno composti nel presente modo:

Posizionamento spazio espositivo in area denominata AREA SELF. L’area sarà composta da tavoli aventi le misure di 180×70, i richiedenti saranno posizionati con un max di due autori per tavolo.

Sarà premura dell’organizzatore garantire quanto più spazio operativo ed espositivo possibile ai singoli autori che faranno richiesta.

 

2.b discrezionalità delle istanze

È fatta salva la possibilità, rimessa alla discrezione dell‘organizzatore e/o a scelta del richiedente (e comunque salvo approvazione dell‘organizzatore stesso) di collocare nel medesimo spazio espositivo più soggetti. È facoltà dell’organizzatore modificare l’assetto della ripartizione degli spazi anche a manifestazione già avviata.

L’organizzatore si riserva il diritto di rifiutare l’ammissione alla manifestazione qualora ritenga che il richiedente non presenti i necessari requisiti di idoneità. Il rifiuto di ammissione non dà luogo ad alcun indennizzo o titolo. L’organizzatore ha la facoltà di richiedere ai partecipanti, prima dell’ammissione, la visione di un campione dei prodotti che si intendono esporre.

Le domande di richiesta di partecipazione alla manifestazione non potranno contenere né riserve né condizioni di sorta e dovranno pervenire esclusivamente all’Associazione Culturale Sassari Cosplay tramite consegna a mano ad un membro del direttivo o tramite la casella di posta elettronica

sassari.cosplay@gmail.com

Al momento dell’invio dell’istanza di partecipazione gli interessati dovranno indicare la soluzione da loro scelta e la merce che sono interessati a esporre, pubblicizzare e/o vendere.

 

2.c documentazione necessaria

Per la corretta ammissione delle istante i documenti da presentare saranno i seguenti e tutti presenti nella stessa cartella on line o inviati per posta elettronica al momento della richiesta via mail:

  • Domanda di ammissione debitamente compilata;
  • Fotocopia fronte retro di un documento d’identità in corso di validità;

3. MERCI E/O PRODOTTI

E’ ammessa la vendita esclusiva di opere illustrazioni, tavole, fumetti e/o prodotti editoriali rilegati.

 

3.a esclusività

La merce deve esse esclusivamente autoprodotta e/o prodotta in collettivo di autori.

 

3.b divieti

La tipologia della merce posta in vendita o esposta deve rispettare lo spirito, il tema della manifestazione e le informazioni fornite al momento dell’inoltro della richiesta di partecipazione. L’ACSC ha comunque facoltà di rilasciare l’autorizzazione per motivi diversi dai sopracitati.

Non è ammessa la presenza di:

  • Materiale pirotecnico e/o fumogeno, anche se di libera vendita;
  • Armi proprie, armi improprie aventi lame con filo, munizioni;
  • Merci che risultassero offensive al pubblico decoro.

In caso di dubbi o di necessità di informazioni si consiglia di contattare quanto prima l’organizzatore.

 

4. VENDITA PRODOTTI

Durante la manifestazione è consentita la vendita dei prodotti esposti con consegna immediata al pubblico ove possibile.

In questo caso, è fatto obbligo agli espositori di adeguarsi alla normativa vigente in tema di certificazione fiscale delle operazioni (rilascio di ricevuta cartacea o digitale).

5. RICHIESTA DI PARTECIPAZIONE: MODALITÀ E TERMINI DI PAGAMENTO

La richiesta di partecipazione al “Sassari Cosplay and Comics 2019” avviene tramite il modello presente sul sito www.sassaricosplay.it, debitamente compilato e sottoscritto e inoltrato alla segreteria dell’ ACSC tramite consegna a mano ad un membro del direttivo o tramite la casella di posta elettronica sassari.cosplay@gmail.com. Altresì è possibile richiedere una copia della documentazione da compilare tramite posta elettronica.

 

5.a corrispettivo per l’utilizzo dello spazio espositivo e di permanenza durante la manifestazione

Per l‘utilizzo dello spazio espositivo e delle relative dotazioni, per la durata dell’intera manifestazione, il partecipante dovrà corrispondere l‘importo scelto dall’organizzazione della manifestazione pari a € 50,00 (cinquanta,00).

 

5.b termini di pagamento

Al momento dell’inoltro della richiesta di partecipazione essa verrà verificata dalla segreteria organizzativa, la quale comunicherà il corretto inserimento di tutti i dati richiesti. Le domande di partecipazione e i pagamenti dovranno pervenire alla segreteria organizzativa dell’evento entro e non oltre le ore 23:59 del 16 Agosto 2019.

In caso di necessità particolari o problematiche relative ai mezzi per il pagamento della quota di partecipazione, è altresì possibile contattare direttamente l’organizzazione per provvedere allo studio e alla contrattazione di  una soluzione di pagamento straordinaria e dedicata.

5.c come effettuale il pagamento

Il pagamento potrà essere effettuato solo dopo l’invio per posta elettronica della presente documentazione correttamente compilata all’indirizzo:

sassari.cosplay@gmail.com

Il pagamento dovrà comunque essere effettuato solo previa autorizzazione a procedere dell’Associazione, il quale può arrivare per via telefonica al numero indicato e obbligatorio nel documento o per posta elettronica all’indirizzo indicato.

5.d ritardo nei termini di pagamento

In caso di ritardo nel pagamento non sarà rilasciata l’autorizzazione per la manifestazione

NB: IL MANCATO PAGAMENTO DELL‘IMPORTO DOVUTO O DI ALTRE PENDENZE DEBITORIE AUTORIZZA L’ACSC A REVOCARE L’AUTORIZZAZIONE SENZA CHE IL RICHIEDENTE POSSA PRETENDERE ALCUNCHÈ, PERMETTE INOLTRE ALLA STESSA DI DESTINARE LO SPAZIO ESPOSITIVO PRECEDENTEMENTE PRENOTATO E NON SALDATO AD UN ALTRO ESPOSITORE CHE NE FACCIA REGOLARE RICHIESTA.

 

6. ACCETTAZIONE DELLE LINEE GUIDA

Con la firma del presente documento l’espositore si impegna a partecipare alla manifestazione nello spazio che gli verrà assegnato o concordato e ad accettare senza riserve il presente documento e tutte le prescrizioni integrative che verranno adottate, in qualsiasi momento, dall’organizzazione nell’interesse generale della manifestazione.

In caso di inadempienza, l’organizzatore si riserva anche il provvedimento di espulsione dell’espositore. In tale eventualità, l’espositore non ha diritto a rimborso o indennizzo alcuno.

Tale contratto dal momento della sua presentazione è irrevocabile e vincolante per il presentatore.

 

7. ASSEGNAZIONE DEGLI STAND

L’assegnazione dello spazio sarà valida ed avrà effetto solo per l’espositore cui è stato assegnato. L’assegnazione degli stand viene effettuata dall’ACSC, tenuto conto dell’interesse generale della manifestazione, delle eventuali ripartizioni per settore geografico e merceologico e delle indicazioni espresse dal richiedente.

L’organizzatore si riserva il diritto di modificare l’ubicazione e il collocamento dello stand in un primo tempo assegnato anche senza preavviso.

La consegna dello spazio espositivo o della porzione di esso, e le relative operazioni di allestimento potranno avere luogo, salvo diversa comunicazione o concordato con l’organizzazione, nei seguenti giorni :

  • 28 Agosto 2019 dalle ore 9:00 alle ore 13:00;
  • 29 Settembre 2019 dalle ore 9:00 alle ore 13:00;
  • 30 Settembre 2019 dalle ore 8:30.

La riconsegna dello spazio verrà concordata al momento dell’assegnazione.

 

7.a allestimento dello spazio

E’ permesso l’allestimento di materiale espositivo quali roll-up, banner, poster, volantini, gadget, dispositivi elettronici (es. computer portatile).

Il materiale esposito dovrà essere a carico dell’espositore e il suo allestimento non deve compromettere il buon andamento della manifestazione e/o l’esposizione degli altri partecipanti alla manifestazione nella medesima area. L’assegnatario è tenuto al rispetto di tutte le norme di sicurezza comprese quelle antincendio.

 

8. RINUNCIA

La mancata partecipazione non dà diritto al rimborso di quanto versato.

La partecipazione alla manifestazione per un periodo inferiore rispetto a quello programmato non è prevista. In caso di necessità particolari è possibile prendere accordi diversi direttamente con l’organizzazione ACSC.

 

9. PULIZIA DEGLI STAND

La pulizia della parte interna dello stand durante la manifestazione è di esclusiva competenza dell’espositore, così come dell’area adiacente fino a metri 2,00.

Gli espositori sono tenuti a rispettare le normative vigenti relative allo smaltimento di rifiuti speciali e alla differenziazione dei rifiuti riciclabili. In caso di controlli da parte delle autorità competenti saranno singolarmente responsabili. In caso di problematiche con la differenziazione dei rifiuti potranno in qualsiasi momento prendere contatti con l’organizzazione.

 

10. PREZZI DELLA MERCE

È fatto obbligo all’espositore di esporre il prezzo o l’elenco prezzi visibile di ogni articolo.

 

11. CONDIZIONE DEGLI SPAZI E DEGLI ARREDI

L’espositore è tenuto a restituire lo spazio espositivo e gli arredi nelle stesse condizioni di pulizia e d’integrità del momento dell’assegnazione e/o consegna. Le spese di ripristino sono a carico degli espositori anche in caso di danno arrecato dai visitatori.

 

12. DIVIETI

E’ in generale vietato quanto possa arrecare pregiudizio, disturbo o danno al regolare svolgimento della manifestazione e ai suoi scopi. In particolare, sono tassativamente proibiti:

  • Il subaffitto e la cessione a terzi del proprio stand o di parte di esso, anche a titolo gratuito;
  • La vendita di prodotti e la gestione dello stand da parte di minorenni anche se per breve tempo;
  • L’occupazione di spazi diversi o maggiori di quelli assegnati;
  • La messa in funzione di macchinari o attrezzature senza l’autorizzazione dell’ACSC;
  • L’esposizione di prodotti non attinenti ai settori merceologici indicati nella domanda di ammissione;
  • L’arrecare danno e l’interferire in qualsiasi modo con il regolare svolgimento generale della manifestazione, dei singoli eventi in programma e con il lavoro degli altri espositori;
  • Il deposito di materiale, involucri, immondizie all’esterno dello stand assegnato;
  • La messa in funzione di macchinari ed apparecchiature che comportino l’uso di fiamme ed emissioni di gas, senza previa autorizzazione dell’ACSC;
  • L’utilizzo di trapani, sostanze coloranti o attrezzature che possano danneggiare le strutture espositive;
  • La presenza e la vendita di armi improprie (art. 4 della legge 18 aprile 1975 110 e art. 42 comma 3° del TULPS) non in regola con la vigente Normativa Italiana o con le autorizzazioni rilasciate.

L’inadempienza alle norme del presente documento può comportare l’immediata chiusura dello stand.

 

13. SORVEGLIANZA E SICUREZZA

L’organizzatore ACSC si impegna a garantire il regolare e sereno svolgimento della manifestazione con personale volontario e facilmente individuabile dedicato alla sorveglianza delle aree interessate dalla manifestazione, i volontari non hanno comunque incarichi di polizia giudiziaria e/o amministrativa.

L’organizzatore declina comunque ogni responsabilità in caso di:

  • danneggiamento di merce esposta da parte del pubblico;
  • danneggiamento di strumentazioni e impianti messi a disposizione o in esposizione per il pubblico da parte dello stesso.

Il richiedente è responsabile del rispetto di tutte le norme di sicurezza comprese quelle antincendio.

 

14. INGRESSO ALLA MANIFESTAZIONE

L’ingresso alla manifestazione da parte dei titolari dello spazio espositivo è libero.

L’organizzatore rilascerà un pass per gli espositori per garantire loro l’ingresso e il libero movimento all’interno della manifestazione.

 

15. FORZA MAGGIORE RINVIO, RIDUZIONE O SOPPRESSIONE   

L’evento avrà luogo anche in caso di maltempo.

L’organizzatore ha comunque la facoltà insindacabile di apportare variazioni alle date ed agli orari di svolgimento della manifestazione fino a n°15 giorni prima dell‘evento, senza che l’espositore possa recedere o comunque sciogliere il contratto e sollevarsi dagli impegni assunti.

 

16. CONSENSO TRATTAMENTO DATI PERSONALI AI SENSI DEL GDPR n. 679/2016

I dati forniti dall’espositore tramite la domanda di partecipazione saranno trattati ai sensi del GDPR n. 679/2016, Regolamento Europeo in materia di protezione dei dati personali, essi saranno conservati dall’Associazione Culturale Sassari Cosplay.

Sottoscrivendo il presente documento l‘espositore autorizza la segreteria organizzativa a utilizzare i dati forniti per operazioni di natura economico amministrativa (fatturazione), comunicazioni relative agli eventi organizzati da ACSC, statistica (in forma esclusivamente anonima), promozionale della manifestazione (informazioni per il pubblico e stampa).

I dati raccolti non saranno in alcun modo diffusi senza previo consenso dei rispettivi titolari, in caso di violazione dei dati raccolti ACSC si impegna a comunicarlo tempestivamente ai titolari e al garante della privacy.

 

17. FORO COMPETENTE

Per qualsiasi controversia relativa all’interpretazione, esecuzione e risoluzione del presente contratto sarà competente il Foro di Sassari.

 

Sono disponibili strutture convenzionate per i visitatori e gli espositori della manifestazione

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